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28 marzo 2020

Contesto dell’organizzazione – Parte 1

Ciao Sono Andrea, sono un libero professionista ed aiuto manager ed aziende nell’implementare i sistemi di gestione aziendale, attraverso percorsi personalizzati in linea alle complessità organizzative.

Oggi voglio parlarti delle certificazioni ISO e nello specifico di un punto norma comune agli schemi di certificazione.

È arrivato il momento di addentrarci nell’attività operativa vera e propria. Analizziamo uno dei capitoli più spigolosi e meno discussi, riportato all’interno delle norme ISO, il punto 4 che si intitola Contesto dell’organizzazione.

Su richiesta ed in maniera del tutto gratuita, inviando una mail all’indirizzo info@sicurgeo.it indicando la tipologia di azienda e il video visionato riceverete un modello fac-simile utile per improntare la vostra analisi del contesto in maniera del tutto autonoma.

Il capitolo 4 delle norme volontarie sui sistemi di gestione è suddiviso in 4 paragrafi che andremo a dettagliare:

4.1: Comprendere l’organizzazione ed il suo contesto

4.2: Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate

4.3: Determinare il campo di applicazione del sistema di gestione

4.4: Sistema di gestione della qualità e relativi processi.

Per ogni paragrafo all’interno della normativa è presente una breve descrizione del dettato. Ritengo che tale descrizione sia molto stringata e non aiuti nel concreto aziende e consulenti nell’interpretazione del punto norma. A tal proposito, oltre a farvi degli esempi derivanti da esperienze personali, voglio parlarvi anche di come la mia interpretazione può esservi utile per migliorare l’approccio al tema delle certificazioni.

4.1 Comprendere l’organizzazione ed il suo contesto.

Soffermiamoci qualche minuto sulla norma e sul suo dettato. Ci rendiamo subito conto che la norma non indica il metodo per determinare il contesto dell’organizzazione, esistono però alcune fasi e tappe logiche. L’organizzazione deve determinare i fattori interni ed esterni, positivi e negativo che possano influenzare la capacità di conseguire i risultati attesi dal sistema di gestione. Dalle prime battute, possiamo immaginare, come per un neofita della materia sia complicato declinare questo concetto nella realtà.

Soffermiamoci anche sul significato di Contesto: Complesso di elementi culturali, ideologici, sociologici, economici che caratterizzano un determinato ambito territoriale, influenzando i comportamenti e le relazioni. Da questa definizione possiamo dedurre che i fattori interni ed esterni, positivi e negativi fanno parte e compongono il contesto aziendale. Uno dei metodi utilizzati per migliorare l’approccio a questo tema è l’analisi SWOT. Scegliendo questo tipo di approccio, sarà più semplice e intuitivo affrontare il punto 6 della norma relativo alla Valutazione dei rischi e delle opportunità.

I fattori Interni che nella maggior parte dei casi vengono considerati sono:

Risorse umane; Struttura societaria; Mission e Vision aziendale; information technologies; Sistema di gestione Aziendale; Infrastruttura aziendale; Solvibilità aziendale; Background e Know-how.

Stesso discorso per i fattori esterni:

Mercato di riferimento; Concorrenti o competitor; Clienti; Contesto normativo; External provider o fornitori; Contesto sociale ed economico.

Per esempio analizziamo un fattore Interno, per farvi capire che non stiamo inventando nulla e che l’approccio deve essere molto pratico.

Risorse Umane: Descriviamo le attività svolte dalle maestranze, i livelli di inquadramento, le specifiche tecniche, le responsabilità, l’anzianità di servizio, la propensione alla crescita personale, le assenze da lavoro, hard skills e soft skills, Fatturato medio per dipendente e potete continuare a sbizzarrirvi per migliorare la vostra analisi.

Da questo esempio abbiamo dato un senso a quello che nella norma era formalizzato in due righe.

L’analisi SWOT nella sua metodologia, ci invita ad identificare per i fattori interni i punti di forza e le opportunità e per i fattori esterni i punti di debolezza e le minacce.

All’interno del paragrafo normativo si contempla anche un riesame dei fattori. Potete riesaminarlo in occasione del riesame della direzione indicativamente una volta all’anno.  Quindi l’analisi del contesto deve essere revisionata una volta all’anno.

Abbiamo dettagliato cosa sia l’analisi del contesto e cosa siano i fattori interni ed esterni.

Passiamo adesso al paragrafo 4.2.

Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate.

Dato il loro effetto, o effetto potenziale sulle capacità dell’organizzazione di fornire servizi e prodotti che soddisfino la soddisfazione del cliente l’organizzazione deve determinare le parti interessate e le aspettative delle stesse.

Sottolineiamo come le parti interessate o stakeholder facciamo parte del capitolo sul contesto. Sulla base dei fattori interni individuati formalizziamo le parti interessate.

In questo caso avremmo: Dipendenti, Clienti, Proprietà e Management, Fornitori, Associazioni di categoria, Banche, Organismi di controllo e vigilanza. Nella stragrande maggioranza dei casi avremmo le seguenti parti interessate. Adesso la normativa ci chiede di determinare i requisiti delle parti interessate (in sostanza cosa si aspettano da noi). Alcuni requisiti sono contrattualizzati, all’interno degli accordi con i fornitori, all’interno dei contratti di lavoro, con i commerciali, altri sono informali e spetta a noi prenderli in considerazione o meno. Facciamo un esempio calzante:

Parte interessata: Dipendente:

Aspettative formali: Pagamento stipendio, Riconoscimento diritti, Consegna di un ambiente idoneo e sicuro, Formazione professionale, Visita medica, Pagamento straordinario.

Ci sono poi altre aspettative che sono informali e spesso non definite tipo: Crescita professionale e carriera, riconoscimento benefit e premi produzione, borse studio per i figli meritevoli, turnazione ed elasticità di orario, smart working.

Passiamo adesso al paragrafo 4.3.

Determinare il campo di applicazione del sistema di gestione della qualità. Molti addetti ai lavori lo confondono con lo scopo di certificazione che è l’elenco della attività svolte al momento dell’audit dall’organizzazione. Questa è un’informazione documentata e quindi il cliente deve formalizzarla o sul manuale (non più obbligatorio) oppure su altro documento di sistema.

Grazie

Andrea Parisi

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